Dokumenty

Dokumenty potrzebne do zawarcia aktu notarialnego są ustalane osobno dla każdej sytuacji przed każdą wizytą u notariusza. 

Mimo to, poniżej prezentujemy listę dokumentów, która w większości przypadków wystarcza. 

Spis czynności oraz zestawienie niezbędnych dokumentów

Przydatne informacje

Przydatne linki

SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA DZIAŁKI

  • nr księgi wieczystej
  • podstawa nabycia, czyli dokument, który wykazuje prawo własności (ewentualnie prawo użytkowania wieczystego gruntu), to jest wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, wyrok albo postanowienie sądu, decyzja administracyjna,
  • jeśli podstawą nabycia jest dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę) albo darowizna, nieodpłatne zniesienie współwłasności (data tego nabycia po 01.01.2007 r.) – zaświadczenie z urzędu skarbowego o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego,
  • dane osobowe stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, nr PESEL, adres zamieszkania; w przypadku przedsiębiorców również NIP),
  • w przypadku firm – dane firmy,
  • wartość rynkowa nieruchomości/działki (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania nieruchomości/działki,
  • ewentualnie nr konta bankowego,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu nieruchomości/działki w tym planie albo zaświadczenie o jego braku oraz ewentualnie decyzja o warunkach zabudowy, jeżeli została wydana,
  • wypis z rejestru gruntów dla nieruchomości/działki,
  • wypis z kartoteki budynków, gdy nieruchomość/działka jest zabudowana,
  • wyrys z mapy ewidencyjnej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości/działki, gdy następuje podział,
  • mapa wykazująca położenie nieruchomości/działki (nie jest wymagana, gdy jest przedkładany wyrys z mapy ewidencyjnej lub mapa podziału),
  • zaświadczenie wydane z upoważnienia Starosty lub Prezydenta Miasta na prawach powiatu informujące czy nieruchomość/działka stanowi grunt, o którym mowa w art. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach, objęty uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 tej ustawy (nie jest wymagane do darowizny dla osób bliskich).

SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ

  • nr księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia, czyli dokument, który wykazuje prawo własności, to jest wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, wyrok albo postanowienie sądu, decyzja administracyjna,
  • jeśli podstawą nabycia jest dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę) albo darowizna, nieodpłatne zniesienie współwłasności (data tego nabycia po 01.01.2007 r.) – zaświadczenie z urzędu skarbowego o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego,
  • dane osobowe stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, nr PESEL, adres zamieszkania; w przypadku przedsiębiorców również NIP),
  • w przypadku firm – dane firmy,
  • wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania lokalu,
  • ewentualnie nr konta bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
  • ewentualnie zaświadczenie, że prawo użytkowania wieczystego gruntu pod budynkiem przekształciło się w prawo własności.

SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU

  • zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej o przysługującym prawie do lokalu,
  • nr księgi wieczystej, jeśli została założona,
  • podstawa nabycia, czyli dokument, który wykazuje prawo do lokalu, to jest przydział lokalu, umowa ze Spółdzielnią, wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, wyrok albo postanowienie sądu, decyzja administracyjna,
  • jeśli podstawą nabycia jest dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę) albo darowizna, nieodpłatne zniesienie współwłasności (data tego nabycia po 01.01.2007 r.) – zaświadczenie z urzędu skarbowego o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego,
  • dane osobowe stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, nr PESEL, adres zamieszkania; w przypadku przedsiębiorców również NIP),
  • w przypadku firm – dane firmy,
  • wartość rynkowa prawa do lokalu (cena sprzedaży),
  • warunki i data wydania lokalu,
  • ewentualnie nr konta bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

TESTAMENT

  • dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, nr PESEL, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia),
  • dane osobowe powoływanego do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, data urodzenia),
  • w przypadku zapisu konkretnego przedmiotu na rzecz konkretnej osoby, dane identyfikujące ten przedmiot, np. numer księgi wieczystej, dowód rejestracyjny pojazdu

PEŁNOMOCNICTWO DO ZBYCIA LUB NABYCIA NIERUCHOMOŚCI

  • dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, nr PESEL, adres zamieszkania),
  • dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
  • opis nieruchomości – najlepiej nr księgi wieczystej lub wypis z rejestru gruntów.

AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
  • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: aktów urodzenia lub aktów małżeństwa (w przypadku osób, które zmieniły nazwisko po zawarciu związku małżeńskiego),
  • nr PESEL zmarłego,
  • nr ksiąg wieczystych dla nieruchomości, których zmarły był właścicielem, użytkownikiem wieczystym lub uprawnionym z tytułu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (w ostatnim przypadku tylko jeśli księga wieczysta została założona).

UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (NP. INTERCYZA)

  • odpis skrócony aktu małżeństwa, za wyjątkiem, gdy umowa zawierana jest przed zawarciem małżeństwa,
  • dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, nr PESEL, adres zamieszkania)

UMOWA O ZNIESIENIE WSPÓŁWŁASNOŚCI

 

Stosownie do treści art. 195 kodeksu cywilnego współwłasność jest to sytuacja kiedy prawo własności tej samej rzeczy, w tym także nieruchomości, przysługuje niepodzielnie kilku osobom (współwłaścicielom). Niepodzielność wspólnego prawa oznacza, że rzecz wspólna nie jest podzielona fizycznie i żadnemu ze współwłaścicieli nie przysługuje wyłączne prawo do części rzeczy.  Każdy ze współwłaścicieli ma zatem prawo do całości rzeczy, niezależnie od wysokości posiadanego udziału we współwłasności. Każdemu ze współwłaścicieli przysługuje roszczenie o zniesienie współwłasności. Roszczenie to nie ulega przedawnieniu. Znieść współwłasność można w każdym momencie. Zniesienie współwłasności może nastąpić w drodze umowy przed notariuszem. Kodeks cywilny reguluje trzy możliwości zniesienia współwłasności, a to: podział rzeczy wspólnej, przyznanie rzeczy jednemu ze współwłaścicieli (ze spłatą pozostałych lub bez takich spłat) albo sprzedaż rzeczy wspólnej i podział ceny uzyskanej ze sprzedaży. Zgodnie z zasadą obowiązującą w kodeksie cywilnym, tj. swobodą umów – przy umownym zniesieniu współwłasności, współwłaściciele mogą swobodnie wybrać jeden z powyższych sposobów zniesienia współwłasności.

Prawo użytkowania wieczystego i spółdzielcze prawa do lokali (np: spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu o charakterze mieszkalnym) charakteryzują się wspólnością, a nie współwłasnością tych praw.

Czynności dotyczące nieruchomości, spółdzielczych własnościowych praw do lokali oraz prawa użytkowania wieczystego wymagają zachowania formy aktu notarialnego.

  • Przykład:

     E. C. zażądała zniesienia współwłasności nieruchomości położonej w Bielsku-Białej, o powierzchni 6 ha, oznaczonej nr 1, dla której Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej prowadzi księgę wieczystą nr 2. Wskazała przy tym, że współwłaścicielami ww. nieruchomości, posiadającymi udziały w wysokości 1/3, są obok niej także J. Ż. i M. Ż. . E. C. doprecyzowała, że domaga się zniesienia współwłasności w drodze fizycznego podziału, tj. wyodrębnienia trzech odrębnych i samodzielnych działek gruntu – dwóch niezabudowanych i zabudowanej budynkiem mieszkalnym. W wyniku tego zniesienia prawo własności działki zabudowanej ma otrzymać E. C., a pozostałym osobom działki niezabudowane.

9. Dział Spadku – Wymagane Dane Osobowe do Aktu Notarialnego:

  • Imiona
  • Nazwisko
  • Imię Ojca i Imię Matki
  • PESEL
  • Data urodzenia i miejscowość
  • Stan cywilny (panna/kawaler, zamężna/żonaty, rozwiedziona/rozwiedziony, wdowa/wdowiec)
  • Adres zamieszkania
  • Adres do doręczeń (jeżeli inny niż adres zamieszkania)
  • Rodzaj dokumentu tożsamości (np. dowód osobisty, paszport, karta pobytu, itp.), numer i termin ważności
  • Obywatelstwo
  • Stopień pokrewieństwa/powinowactwa.

Warunki umowy dotyczącej działu spadku. Umowa ta musi zawierać informacje na temat przedmiotu działu spadku, czyli określenie, co dokładnie znajduje się w nim, oraz wartości przedmiotu. W przypadku ewentualnych spłat lub dopłat należy również określić numer konta bankowego, na który mają zostać przelane pieniądze oraz do kogo to konto należy. Konieczne jest również określenie terminu płatności – czy nastąpi ona przed podpisaniem aktem, w dniu podpisania aktu czy w ciągu kilku dni od podpisania. Umowa musi również określać warunki i datę wydania przedmiotu umowy – czy wydanie nastąpi przed podpisaniem aktu, w dniu podpisania czy w ciągu kilku dni od podpisania umowy.

PRZYDATNE INFORMACJE

Zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego o wywiązaniu się nabywców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli zbywający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia (nabytych od 01 stycznia 2007 roku, za wyjątkiem nabycia w drodze dziedziczenia albo w drodze zasiedzenia – w tych przypadkach bez względu na datę nabycia).
Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy.
Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia
kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.

PRZYDATNE LINKI